Aleop : enfin une solution à la paperasse!

Le Centre d’expertise en gestion agricole (CEGA) a lancé un outil très avant-gardiste dont le but est de simplifier au quotidien l’administration des entreprises agricoles du Québec. Officiellement disponible depuis le 23 novembre dernier, ALEOP permet de faciliter les tâches traditionnellement liées à la paperasse telles que la saisie comptable et le classement des documents. En fait, Aleop c’est le nouvel assistant administratif du producteur.

Fondé en mai 2009, le Centre d’expertise en gestion agricole (CEGA) est un organisme à but non lucratif qui a pour mandat de soutenir les agriculteurs du Québec et leurs conseillers en matière de gestion agricole. Son conseil d’administration représente l’ensemble du « Québec agricole » soit des représentants de l’industrie, de l’Union de producteurs agricoles, de La Financière agricole du Québec (FADQ), des institutions financières et du milieu de l’enseignement, des centres d’expertise ainsi que de la relève agricole.
 

L’ORIGINE DE LA SOLUTION ALEOP ET SON FONCTIONNEMENT

Plusieurs enquêtes, groupes de discussion et sondages réalisés par le CEGA ont confirmé l’existence d’un problème flagrant en agriculture au Québec : les tâches administratives et financières sont devenues très lourdes. Les agriculteurs sont embourbés dans la paperasse et les nombreuses exigences gouvernementales. Selon Patrice Carle, directeur général du CEGA : « Les gens ont peu de temps pour “s’investir” dans l’analyse de leurs résultats d’entreprise en cours d’année, car ils sont très impliqués dans les opérations liées à la production ».

En 2013, le CEGA a été mandaté par le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ) afin de développer un outil répondant aux besoins exprimés par les agriculteurs. La solution ALEOP permet de traiter rapidement et efficacement les documents administratifs, en format papier ou électronique, au fur et à mesure de leur arrivée dans l’entreprise. Une fois la saisie des documents effectuée, ALEOP vous permet de les classer et de transférer facilement les données pertinentes vers votre système comptable. Les indicateurs de résultats de votre entreprise, que vous aurez choisis en fonction de vos besoins, sont automatiquement mis à jour à partir de ces nouvelles données. Vous disposez ainsi d’un tableau de bord personnalisé qui « vous parle en tout temps dans l’année. » « C’est un clair avantage qui vous permettra de réagir beaucoup plus vite en fonction de la situation réelle de votre entreprise. Ça permet plus de voir venir au lieu découvrir trop tard si l’entreprise ne performe pas suffisamment », affirme M. Carle. Et comme ALEOP facilite la comptabilité d’exercice au quotidien, le portrait qu’il produit correspond à la situation de l’entreprise « du moment » et non celle prévalant trois ou six mois plus tôt. « En 2017, il est temps qu’un agriculteur puisse avoir accès facilement à de l'information de qualité et à jour afin de pouvoir réagir rapidement », lance le directeur du CEGA.

LA TECHNOLOGIE AU SERVICE DE LA GESTION

La création d’ALEOP a été rendue possible grâce aux dernières avancées technologiques qui permettent d’accéder à peu de frais à la reconnaissance optique de caractères. La solution Aleop utilise un système de captation de données parmi les plus évolués sur le marché mondial. Son utilisation pour simplifier l’administration à la ferme constitue à ce jour une première au Québec.

À la fine pointe de la technologie, avec des menus simples et intuitifs, le nouvel outil numérique du CEGA peut s’utiliser au moyen d’un ordinateur de table, d’un portable, d’une tablette et même d’un téléphone intelligent.
 

UN CLASSEUR SÉCURITAIRE

Outre l’automatisation de la saisie comptable, la solution ALEOP repose également sur un classeur « intelligent ». Vous y retrouverez facilement toutes vos factures et vos autres documents numérisés : finies les recherches frustrantes dans les boîtes de paperasse qui s’empilent dans votre bureau! Votre classeur est en tout temps accessible via votre ordinateur, ou à distance via votre tablette ou votre téléphone cellulaire. La sécurité et la confidentialité de vos données reposent sur des technologies du même type que celles qui protègent les sites transactionnels des institutions financières, souligne Patrice Carle. « Et toutes les données sont entreposées au Québec », précise fièrement celui-ci.
 

INTÉRESSER LES JEUNES À L’AGRICULTURE

ALEOP est facile à utiliser par tous les groupes d’âge. Et avec toute la nouvelle génération des jeunes entrepreneurs de l’ère numérique, « ce nouvel outil va leur permettre de gérer leur entreprise sans paperasse », ajoute Patrice Carle. La technologie transforme des tâches ennuyeuses en activités beaucoup plus intéressantes comme le suivi en temps réel des résultats financiers de l’entreprise selon les témoignages recueillis auprès des clients d’ALEOP. Ceux-ci apprécient particulièrement d’accéder rapidement aux informations qu’ils recherchent.

L’équipe du CEGA a d’ailleurs rencontré plusieurs jeunes agriculteurs dans les dernières années. Côté besoins d’accompagnement en gestion, leurs ambitions sont bien différentes; ils préfèrent parler à leurs conseillers « plus souvent, mais moins longtemps », donc d’avoir plus de services-conseils en continu. La génération Y est du type : « oui, il faut que ça soit simple et efficace, mais rapide! »
 

C’EST LE TEMPS DE PASSER À L’ACTION!

Avec ALEOP, finies les heures perdues à rechercher des documents! Vos données comptables sont à jour et à portée de main en tout temps. En vous abonnant, vous pourrez rapidement commencer à créer votre propre base de données numériques, la mettre à profit et l’enrichir au fil des semaines, des mois ou années. Vous n’avez pas besoin d’attendre le début d’une nouvelle année financière : Aleop s’adapte à votre comptabilité en cours d’année. Dès qu’Aleop est installé, il est prêt à transférer vos données dans le logiciel comptable SigaFinance. Dès lors, une image du document suit toutes les données transférées dans le système comptable; plus besoin d’ouvrir le classeur, l’image est toujours disponible pour le client et son comptable.

La Solution Aleop est la première application d’automatisation de la saisie comptable, de classement de documents et de suivi personnalisé en temps réel offerte à un prix abordable aux PME agricoles : à vous d’en profiter dès maintenant!

Pour plus d’informations, visitez le www.aleop.ca, la page Facebook SolutionAleop ou composez le 1 855 484-4040.